S’organiser pour réussir : Getting Things Done – David Allen

Bonjour !
et Bienvenue pour cette nouvelle synthèse d’un livre pour réussir.

S'organiser pour réussir : Getting Things Done
Les livres-pour-reussir.fr vous offre chaque semaine un résumé structuré, clair et critique d’un nouveau livre pour mieux vous organiser, communiquer, travailler, investir et vous éveiller.

Cette semaine le livre qui vous permet de réussir est un best seller mondial qui vous permet de mieux vous organiser, savoir gérer votre temps et travailler beaucoup plus efficacement pour être plus productif, avoir plus de temps et gagner plus d’argent en profitant plus de votre vie.

S’organiser pour réussir : Getting Things Done, de David Allen

Le livre s’organiser pour réussir : Getting Things Done de David Allen est certainement LE livre pour mieux s’organiser et être plus productif – c’est un des livres qui a le plus amélioré ma vie.

Ce livre m’a aidé à être plus efficace pour accomplir mieux et plus rapidement les taches professionnelles de la première pour pouvoir consacrer plus de temps et d’énergie aux activités personnelles.

Pour réussir, j’ai gardé une copie de s’organiser pour réussir : Getting Things Done de David Allen sur laquelle j’ai noté toutes mes remarques et pense-bêtes à chaque étape de la mise en place de la méthode Getting Things Done (GTD).

La suite de cet article contient le résumé – critique de ce livre avec mes notes pour vous aider à prendre conscience si oui ou non la méthode GTD vous aidera à mieux réussir.

Quelle est la méthode ?

En résumé, s’organiser pour réussir : Getting Things Done de David Allen se concentre sur une idée clé: vous serez plus productif lorsque vous aurez extrait de votre tête la liste des choses à faire pour la mettre sur papier – ou une autre forme d’écriture.
Après que vous ayez fait cela, vous pouvez mieux vous concentrer sur les choses à votre portée et n’êtes plus dérangé par vos émotions et inquiétude d’avoir oublié quoi que ce soit.

Le résultat: vous accomplissez vos objectifs plus facilement et plus rapidement et pouvez passer d’une tache à l’autre en douceur et sans rien oublier.
Cette idée vous semble certainement simple, et vous avez raison, c’est justement parce que c’est si simple que cela marche si incroyablement bien.

 

S'organiser pour réussir : Getting Things Done

Maintenant, explorons ensemble le livre:
S’organiser pour réussir : Getting Things Done, de David Allen.

 

Quand j’ai ouvert ce livre, la première chose que j’ai remarqué sont les nombreuses citations dans la marge et les nombreuses listes claires.
Ce livre est conçu pour être lu tout le temps, partout et n’importe comment: vous pouvez le lire par petites étapes durants vos temps libres ou si vous préférez vous pouvez prendre plus de temps pour en lire plus d’un coup – c’est un livre parfaitement modulaire.

Partie 1. L’art de bien faire les choses

Chapitre 1. Nouvelles réalités, nouvelles pratiques

Ce premier chapitre met en relief à quel point notre entrée dans l’ère de l’information à radicalement transformé notre façon de vivre.

Nous sommes en permanence assaillis par des emails, des appels sur notre mobile, etc.
Face à toutes ces solicitations incessantes, notre conception de la limite entre vie personnelle et vie professionnelle devient plus difficile, plus floue.

De plus notre vie se transforme et évolue rapidement – nous changeons beaucoup plus de poste et de carrière que les générations qui nous ont précédées – ce qui signifie aussi que les outils et astuces qui ont fonctionnés à un moment et dans un contexte donné ne seront peut-être plus adaptés par la suite.

Résultat: votre tête est en permanence pleine à craquer, et la plupart du temps il s’agit d’idées à moitié construite et jamais réalisées parce que le flux de nouvelles « urgences » vous en empêche.
La clé du succès est de commencer par prendre toutes ces moitiés d’idées et de vous les sortir de la tête – toutes – pour commencer à les réaliser.

Comment faire ?
Concentrez vous uniquement sur une chose à un instant donné – à ce moment là vous savez que vous n’avez rien d’autre à faire ou à quoi penser parce que vous accomplirez les taches suivantes les une après les autres, dans le bon ordre et bien assez tôt.

Allen suggère un exercice qui vaut la peine d’être répété ici.
Prenez 2 minutes pour le mettre en pratique et voyez par vous même si le résultat vous apporte un quelconque bénéfice.
En vérité, cet exercice simple est l’essence de toute la philosophie Getting Things Done.

Je vous suggère de noter le projet ou la situation que vous avez le plus en tête en ce moment même.
Ce qui vous ennuie le plus, vous distrait le plus, ou vous intéresse le plus, ou dit autrement: ce qui accapare et consomme une grande partie de votre attention consciente ? …
Maintenant décrivez d’une seule phrase l’objectif que vous visez pour cette situation ou ce projet.
Dit autrement, de quoi avez-vous besoin pour pouvoir considérer ce projet comme terminé ? …
Maintenant notez la toute première action à faire pour pouvoir faire avancer les choses.
Si vous n’aviez rien d’autre à faire dans votre vie à part terminer ce projet, où iriez-vous dès maintenant et quelle action concrète feriez-vous ?

Chapitre 2. Diriger votre vie : cinq étapes pour maîtriser le flux du travail

Après cet exercice, Allen passe aux 5 étapes de base de la méthode GTD:

  1. Collectez
    Commencer par écrire tout ce que vous devez faire et mettez le dans votre boite aux lettres.
    Cette boite peut-être physique ou électronique.
    Rassemblez chacune de vos idées, chaque courrier ou email qui appel à une action et mettez les dans votre boite – vous pouvez utiliser plusieurs boites si vous préférez.
  2. Triez
    Lorsque vous êtes prêt, triez votre boite: pour chaque élément, décidez si l’action peut-être faite immédiatement et en moins de 2 min – si c’est le cas faites le.
    Si ce n’est pas le cas, déplacez cet élément: rangez le dans une catégorie spécifique, éclaircissez les actions requises, déléguez ou mettez cet élément de côté pour le traiter plus tard – dès que vous avez du temps, la première chose à faire est de reprendre ces éléments laissés de côté.
  3. Organisez
    Maintenant, occupez-vous des éléments que vous avez mis de côté.
    Dans le cas où ces éléments ne nécessitent aucune action de votre part, jetez les, mettez les dans un dossier idées ou dans un dossier d’archives pour en garder les références.
    Dans tous les autres cas, c’est soit quelque chose dont vous devrez vous occuper dans le futur (inscrivez l’action à réaliser dans votre agenda/planning) ou quelque chose de complexe qui requiert plusieurs actions – un projet.
    Pour chaque projet, prenez le temps de déterminer la prochaine action spécifique qui doit être menée et ajoutez cet élément dans votre liste d’action à faire, ensuite ranger ce projet à un endroit où vous pouvez facilement revenir.
  4. Revoyez
    Simplement, cette étape consiste à revenir sur vos dossiers projets et vos boites à idées pour déterminer quelle action spécifique doit-être faite, puis l’inscrire dans votre liste d’actions à faire.
    A vous de choisir la fréquence: vous pouvez le faire 1 fois par semaine par exemple.
  5. Faites
    Le plus beau, c’est que les 4 étapes précédentes prennent très peu de temps – vous pouvez collecter, trier, organiser et revoir vos boites et dossiers et 5 min plus tard vous avez déjà une liste fraiche de nouvelles actions spécifiques à réaliser.
    L’avantage, c’est qu’une fois que vous avez votre liste d’actions, vous êtes sur de n’avoir rien oublié.
    Vous aurez peut-être besoin de reprendre votre liste d’action pour les classer par ordre de priorité – les actions les plus urgentes et importantes en premier – et vous pouvez ensuite commencer à agir en étant sur que toutes vos actions sont bien prises en compte et dans le bon ordre.

Chapitre 3. Mettre en route des projets : les 5 étapes de la planification de projet

Dans ce chapitre, Allen se concentre sur la nécessite de découper les projets complexes en une somme de petites actions simples – en 5 étapes:

  1. Définir l’objectif du projet – pourquoi
  2. Définir le résultat attendu – quoi
  3. Réfléchir à comment y parvenir – comment
  4. Organiser et planifier les idées précédentes – qui,, quand
  5. Définir chaque action spécifique du plan précédent: qui, quoi,, quand, comment

Exemple:

Vous voulez acheter une nouvelle maison parce que vous avez besoin de plus d’espace pour votre famille – objectif: pourquoi.
Vous définissez le type de maison que vous cherchez – résultat: quoi – puis réfléchissez à tout ce dont vous avez besoin pour trouver et acheter cette maison – comment.
Ensuite, vous organisez et planifiez toutes vos idées – qui, où, quand – puis définissez chacune des actions spécifiques à réaliser – qui, quoi, où, quand, comment.

 

Partie 2. Les pratiques de productivité sans stress

Chapitre 4. Préparatifs : temps, espace et outils

Ce chapitre se concentre sur comment mettre en place physiquement la méthode GTD.

Le matériel nécessaire est: quelques bacs à papiers, des dossiers, du papier et des post-it, plus de quoi écrire.
Ce chapitre donne une série d’astuce concernant le matériel et comment s’organiser physiquement.

Personnellement, ma boite d’entrée est mon sac à dos et mon macbook, plus 1 carnet et un cahier. C’est tout ce dont j’ai besoin.
Les différents types de documents administratifs que je dois garder sont classés dans des chemises de référence de différentes couleurs.

Chapitre 5. La collecte : regroupez vos affaires en suspens

Maintenant que vous êtes prêt à appliquer la méthode GTD, préparez vous: la collecte représente une étape majeure.
En gros, vous passez en revue chacun des aspects de votre vie – personnelle et professionnelle – pour lesquels vous avez des choses à faire et entasser tout ça dans votre (énorme) boite d’entrée.

Si vous n’avez pas d’élément physique lié à une chose à faire, prenez simplement une feuille de papier et notez par exemple cet élément en gros titre en haut de la feuille.

La première fois est la plus ardue: vous aurez peut-être besoin d’une demi-journée entière, et vous allez probablement vous retrouver avec une énorme pile d’éléments à traiter – la première fois j’y ai passé toute une après-midi et je me suis retrouvé avec une pile de 50 cm pleine de documents et feuilles de papiers.

Une fois que vous avez entassé tous vos éléments, les collectes suivantes sont beaucoup plus faciles et rapides:
dès qu’un élément nouveau se présente, mettez le dans votre boite puis dès que vous avez du temps: triez votre boite.

Chapitre 6. Le traitement : vider votre boîte d’entrée

Ici, il s’agit de passer en revue chaque élément de votre boite et appliquer une des 5 options suivantes:

  • Jeter cet élément
  • Réaliser l’action nécessaire – si cela prends moins de 2 min.
  • Déléguer l’action nécessaire – si possible
  • Ranger cet élément dans votre système de rangement (voir chapitre suivant)
  • Identifier cet élément comme étant un projet (complexe) à gérer spécifiquement

Trier un élément se fait quelques secondes à peine – sauf si il s’agit d’une action à réaliser en moins de 2 min.

Voici un exemple du tri que je viens juste de réaliser
– il y avait 3 éléments dans ma boite: une facture, un numéro du journal le Monde, et une feuille de papier avec une liste de petites tâches ménagères.

Régler la facture me prendrait plus de 2 min, je l’ai donc rangée dans mon dossier des choses « à faire », j’ai ensuite pris un stylo-feutre, ouvert le Monde et entouré les articles spécifiques qui m’intéressent puis je l’ai rangé dans mon dossier des choses « à lire ».
Les tâches ménagères prenaient toutes moins de 2 min, je les ai donc faites immédiatement.

Maintenant, je reprends mon dossier des choses à faire…

Chapitre 7. L’organisation : établir les bonnes catégories

Ce chapitre se concentre sur la partie qui corresponds le mieux au sujet de ce livre: comment allez-vous organiser toutes vos affaires ?
Ici vous obtenez une série de conseils et recommendations pour vous aider à trouver la meilleure manière de séparer, regrouper, classer et catégoriser vos différentes éléments.

Personnellement, en plus de mon agenda, j’ai 5 dossiers dans lequel je range les éléments à traiter:

  • A faire contient toutes les choses que je peux faire simplement sans m’inquiéter.
  • A lire contient toutes les choses que je veux lire: en général des magazines, des articles imprimés et bien sur quelques livres en cours.
  • Stockage contient des éléments que je dois garder et stocker: documents administratifs principalement, ainsi que des documents de référence à garder (information d’accès et de contrôle par exemple)
  • Projets contient tous les dossiers qui traitent des projets complexes. Je garde tous ces documents en version papier et je les reprends tous rapidement chaque Vendredi matin pour vérifier si il y a des actions spécifiques à réaliser prochainement.
  • Idées contient les idées, les recherches et réflexions sur l’avenir.

Ces 5 dossiers me permettent de gérer l’essentiel de ma vie.
La majorité de mon temps est dédiée au dossier des choses à faire et à lire.

Chapitre 8. L’examen : garantir la bonne marche du système

Comme dans tout système, il faut régulièrement tester et vérifier que tout va bien.

L’idée ici est que vous devriez – au moins 1 fois par semaine – vérifier toutes vos boites et vos dossiers et prendre une décision sur ce qu’il y a à faire pour chacun des élément.  C’est ce que je fais chaque Lundi matin.

Comme expliqué plus haut, je commence par m’occuper de toutes les choses à faire dès que j’ai du temps.
Lorsque j’ai fini, je m’occupe des autres dossiers.
Une fois par semaine, je me concentre uniquement sur ces autres dossiers pour vérifier qu’il n’y a pas d’élément mal classé ou oublié, notamment dans les dossiers projets.

Chapitre 9. L’action : faire les bons choix

Voici une autre zone dans laquelle introduire votre propre philosophie: comment décidez-vous quelle action est prioritaire sur toutes les autres ?
Allen décrit ici 3 possibilités pour organiser vos actions mais ce qui est le plus important ici est de prendre conscience que c’est ce qui fonctionne le mieux pour vous en terme de priorisation qui est important.

Personnellement, je me base sur les 4 catégories décrites par Stephen Covey dans son livre les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, et je commence par les activités qui sont à la fois urgentes et importantes, je poursuis en me concentrant à 50% sur les choses urgentes et non importantes s et à 50% sur les choses importantes et non urgentes.

Chapitre 10. La planification verticale des projets

Ce chapitre synthétique rappel l’importance de rester diligent sur les projets en cours, particulièrement pour définir les prochaines étapes.
Si vous êtes bloqué, prenez le temps de revenir à l’étape de réflexion précédente et voyez ce qui en résulte – l’important est de ne jamais laisser un projet prendre la poussière sauf si c’est vraiment quelque chose qui n’est ni urgent ni important.

Partie 3.  Les principes fondamentaux et leur impact

Les 3 derniers chapitres sont surtout des exemples concrets de personnes qui ont utilisé la méthode GTD et de comment ils ont amélioré la gestion de leur temps et de leur vie.

Chapitre 11. L’impact des pratiques de collecte

Un exemple ici: l’habitude de collecter vous permet d’être sur de ne jamais rien négliger ou oublier – la plupart du temps vous devenez plus crédible pour les gens et les institutions autour de vous.

Mieux encore, cela élimine un grand nombre d’émotions négatives – vous savez ce sentiment horrible d’avoir complètement oublié quelque chose de très important.

Chapitre 12. L’impact de la décision sur la première action

Comme dans le chapitre précédent, ce chapitre vous révèle quels sont les bénéfices que vous obtenez quand vous avez déterminé quelle est la prochaine action spécifique à réaliser dans un projet – et de continuer à travailler ainsi dans la durée.

Pour les débutants, quand vous avez commencé à travailler ainsi, vous commencez à donner une impression de fiabilité et d’autorité autour de vous parce que vous semblez parfaitement maîtriser votre projet.
Vous êtes également beaucoup plus productif parce que vous êtes en permanence en avance sur vos projets.

Chapitre 13. L’impact de la focalisation sur le résultat

La fin justifie les moyens – Le Prince, Niccolo Machiavelli

Ce chapitre final se concentre sur les revues de projet dont nous avons déjà parlé plus haut.

Se concentrer sur l’objectif et le résultat est la clé pour tout ce que vous faites dans votre vie.
Ainsi, vous pouvez construire les stratégies et mettre en place les outils et les actions les mieux adaptées pour obtenir les résultats dont vous avez réellement besoin.

 

Acheter ou ne pas acheter s’organiser pour réussir : Getting Things Done, de David Allen ?

 

Le livre s’organiser pour réussir : Getting Things Done de David Allen est un des seuls livre de réussite personnelle et professionnelle vraiment adapté à tout le monde.

S'organiser pour réussir : Getting Things Done
C’est un livre simple et efficace, orienté méthodes et résultats – c’est un des meilleurs livre d’efficacité et d’organisation personnelle que j’aie jamais lu et le contenu de ce livre peut vraiment aider tout le monde.

Que vous soyez manager, écrivain, un professionnel ou un parent au foyer, actif ou à la retraite, employé ou chômeur vous trouverez les outils pour réussir à mieux utiliser votre temps, faire plus de choses et réussir votre vie dans le livre s’organiser pour réussir : Getting Things Done de David Allen.

Lorsque vous aurez commencé à lire ce livre et à appliquer les outils que vous y trouvez – ce qui prends quelques secondes à peine – votre esprit s’éclaire et à la fin de la journée vous vous êtes rendu compte de l’incroyable quantité de travail accomplie.

Plus de travail accompli pour plus de résultats donc, et plus de temps à consacrer pour d’autres choses… A vous de choisir lesquelles !

 

Et vous ?

Vous avez lu ce livre ? – qu’en avez-vous pensé ?
Laissez-nous un petit mot dans les commentaires 😉

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À propos de l’auteur

passionné et principal auteur bénévole des articles et revues des livres pour réussir. Double diplômé ingénieur Arts et Métiers et UPV Bilbao, trilingue anglais-espagnol, il sait s'exprimer également en chinois mandarin, en russe et en italien. C'est également un modèle de détermination. Il n'a pas peur de faire des choix difficiles, et de s'y tenir dans la durée. Comme il l'explique sur son blog, sa méthode est basée sur la persévérance, et son histoire en est un exemple qui devrait figurer dans les livres : Quand il a commencé le développement de sa carrure, il ne pouvait pas faire plus de trois pompes ! Et pourtant il est aujourd'hui Karatéka, et les femmes l'appellent "Bruce Lee" ! La clé de son succès ? Il a continué à faire des pompes, toujours plus, chaque jour, sans exception depuis ses 15 ans, et pendant des années. Avec ce genre de méthode, ce n'est pas étonnant de réussir... Même si on peut être impressionné par son caractère, son parcours international, et ses nombreux voyages, son arme la plus puissante est celle qu'il brandit sur sa photo : la plume ! Frédéric est un artiste, curieux et créatif, qui a un besoin insatiable de créer et d'apprendre. Comme beaucoup de gens, il a investi énormément d'efforts et de temps pour trouver ce qu'il voulait faire, et comment y arriver. Au bout de son chemin, il découvre son véritable objectif : Apprendre, comprendre et transmettre. Aujourd'hui freelance, indépendant, son objectif est de devenir réellement inter-dépendant avec, pour et par les autres et de contribuer, donner, échanger pour s'unir avec le monde.



5 Responses to S’organiser pour réussir : Getting Things Done – David Allen

  1. Sofiane says:

    LE livre d’efficacité personnelle.
    Ça m’étonnait de ne pas le trouver sur ce site…
    Bravo bon article 🙂

  2. Georges Collado says:

    S’organiser pour réussir de David Allen a complètement changé ma vie, merci pour la manière dont est résumé ce super livre et bonne continuation !

  3. J’avoue avec honte que j’ai le format audio de ce livre que je n’ai jamais écouté.
    J’y pense maintenant, et à la lecture de ton article je vais prendre le temps…
    Je sais pas si je t’en avais déjà parlé mais je te recommande « Ma retraite à 29 ans » de Nicolas Trub c’est lui que j’ai interviewé pour mon site. Check mon Facebook 😉

    • Fred says:

      Salut ami Jordane !
      Ah ah pas de honte à avoir, j’ai aussi du mal à finir mes livres audio (téléchargés sur Audible)
      – même si c’est agréable de se laisser bercer par la voix du conteur, je préfère la méthode « traditionnelle » : lire avec mes yeux (je suis particulièrement visuel aussi…).

      Je vais de ce pas checker ton Facebook pour regarder ton interview de Nicolas Trub et m’intéresser à son livre « Ma retraite à 29 ans ».

      D’ailleurs le titre de ce livre me fait penser à « la semaine de 4 heures », de Timothy Ferris dont la revue est programmée le 20 Septembre sur les livres pour réussir 😉

  4. Alain Laurent says:

    Un très bon bouquin selon moi.
    Ce que j’aime, c’est son approche, il dit à plusieurs endroits « même si vous ne mettez pas tout en place, vous pouvez prendre quelques idées qui amélioreront déjà votre système ».

    C’est le cas pour moi d’une liste « projet » où j’ai tous les projets en cours avec la « next action » à côté.

    Côté « matériel », j’utilise des fichiers textes (avec un logiciel type wordpad, mais qui gère les onglets comme un navigateur internet) et je synchronise entre le boulot et la maison sur dropbox.

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